Escritório de Advocacia Virtual: o quê é e como ter um escritório digital de sucesso

escritorio advocacia virtual

Se você está pensando em começar um escritório de advocacia digital, ou mudar o seu modelo de negócio atual, talvez agora seja a hora certa de começar. Um escritório físico bem localizado no centro comercial da sua cidade não é mais essencial para o sucesso do seu negócio.

Na realidade, um escritório de advocacia digital é muito mais vantajoso em diversas situações. Em face de desafios e imprevistos cada vez mais alarmantes - vide o COVID-19 - você deve estar preparado para tomar as melhores decisões para o seu negócio, que mantenha você, seus clientes e sua família a salvo.

Esteja você mudando o escritório físico para um escritório virtual, ou começando agora, este guia tem tudo o que você precisa saber para ter sucesso online.

O quê é o escritório virtual ou escritório de advocacia digital?

A advocacia digital é um escritório de advocacia online, ao invés de um local físico instalado na rua da sua cidade. O escritório virtual pode ter diversas formas, com todos advogados e empregados trabalhando de casa, ou cada um trabalhando de seu próprio escritório. Todos podem trabalhar na mesma cidade ou Estados até países diferentes. Os advogados talvez nunca encontrem os clientes pessoalmente, ou podem marcar reuniões esporádicas em escritórios alugados especialmente para reuniões.

VANTAGENS

Há diversas vantagens de se ter um escritório virtual ao invés do escritório tradicional. Primero, as despesas são muito menores, porque você não terá o custo de aluguel, ou pagar por grandes impressoras e outros equipamentos de escritório, como mesas, cadeiras, computadores e acessórios para advogados e todos os demais funcionários. Além disto, escritórios virtuais tendem a utilizar sistema de nuvem para carregar seus documentos, o que significa que eles não têm que arcar com os custos de arquivo e manutenção de um arquivo físico dentro do escritório.

Ambos os advogados e funcionários desfrutam de maior flexibilidade, já que podem trabalhar de casa ou qualquer outro lugar, além de ter horários mais flexíveis quando precisam. No mundo de hoje, em que os clientes também demandam maior flexibilidade, ter um escritório virtual pode significar um melhor relacionamento com o cliente também.

DESVANTAGENS

Logicamente, também há desvantagens em se trabalhar de casa. Por exemplo, manter um balanço entre horário de trabalho e de descanso trabalhando de casa demanda um grande esforço. E para quem está acostumado a trabalhar somente em escritório físico, a transição pode ser desafiadora.

Para outros advogados, a transição do escritório físico para o digital pode ser mais simples do que o esperado. E os benefícios de se poder trabalhar de cada quando quiser, é muito maior do que o impacto inicial que se pode ter durante a mudança.

Como começar um escritório virtual

Para facilitar, fizemos abaixo uma lista com o passo-a-passo para você começar o seu escritório virtual de sucesso.

1. Escreva o plano de negócio do escritório virtual

Este passo é importante esteja você começando um escritório pela primeira vez ou em transição do escritório físico para o virtual (temporariamente ou permanentemente). Por isto, é importante que você tire um tempo para pensar como o seu escritório virtual irá operar, uma vez que isto pode evitar dores de cabeça no caminho.

Caso você esteja em transição do escritório físico para o virtual, talvez uma simples revisão no seu plano de negócio funcione. De qualquer maneira, o seu plano de negócio do escritório virtual deve conter os seguintes elementos:

  • Resumo: uma página que descreve a visão geral do seu negócio, com todas as informações chave do seu plano de negócio.
  • Descrição do escritório: Tipo de serviços oferecidos, estrutura legal, região/área de atendimento.
  • Análise de mercado: análise dos concorrentes, projeção de faturamento, etc.
  • Estratégia de marketing: diferenciais do negócio, objetivo do marketing, plano de ação.
  • Plano financeiro: orçamento, e projeções financeiras.


2. Construa o seu escritório virtual

Apesar de não ser um escritório tradicional, você ainda precisa trabalhar de algum lugar. De onde você trabalhará e o que você precisará? Trabalhará de casa ou de algum outro lugar? Que tipo de estação de trabalho você quer? Precisa de uma mesa de escritório e dois grandes monitores ou prefere trabalhar do seu notebook?

Falaremos mais detalhadamente deste ponto mais a frente, mas vale a pena pensar bastante sobre isto. Afinal, você passará a maior parte dos seus dias no escritório, e como não terá o suporte do escritório tradicional, pense em tudo que precisará para ter o máximo de produtividade.

3. Construa uma forte cultura interna

Considerando que os advogados e seu time não se encontrarão todos os dias no escritório, você precisará fazer um grande esforço para manter uma forte cultura interna.

Um estudo feito pelo Google revelou que times de alta performance têm uma coisa em comum: segurança psicológica. Você pode criar manter um ambiente psicologicamente seguro criando laços de confiança e conexão com o seu time, o que pode ser feito virtualmente:

  • Planeje video-conferências diárias ou semanais entre advogados, funcionários e equipes para criar um ponto de conexão e visibilidade do trabalho de cada um. Atente-se ao limite de tempo das reuniões e limite-se a curtas novidades e notícias, já que é fácil se perder (e a vídeo-conferência de 30 minutos pode extender a 3 horas facilmente).
  • Pense em maneiras de conectar o time virtualmente, como eventos virtuais de equipe, competição de melhor caneca, ou um almoço virtual.
  • Defina ou reinforce a visão e valores do escritório, para deixar o time alinhado à missão do negócio.

Há diversas outras maneiras de manter o seu time conectado e criar uma cultura forte para o seu escritório online. Foque no que funcionar melhor para os seus funcionários e time, criando um ambiente virtual propício para o desenvolvimento e sucessos de todos do escritório.

4. Pense na rotina administrativa

No escritório virtual os advogados e demais funcionários não passarão pela mesa uns dos outros, nem baterão na sua porta para um rápido bate papo, perguntas ou solicitar pequenas tarefas. A rotina de troca de informações que ocorre nos escritórios tradicionais não será a mesma, então é essencial que você defina claramente como a rotina administrativa será feita no escritório.

Converse com os advogados e todo o time para descobrir qual a processo mais eficiente para eles. Algumas perguntas que podem ser feitas para iniciar a discussão:

  • Como você irá lidar com consultas iniciais? Captação de novos clientes?
  • Para qual email deverá ser encaminhado e como será distribuído?
  • Como serão agendadas as reuniões? (se o advogado precisar marcar uma reunião com o cliente, quem será responsável pelo agendamento?)
  • Para comunicações internas, onde a conversa será? (email, zoom, telefone, grupo de whatsapp?)
  • Quais aplicativos e ferramentas o seu escritório utilizará e para qual finalidade?
  • Como você analisará a produtividade do escritório?

Novamente, este é apenas o ponto de partida. Dependendo da sua área de atuação, deverá desenvolver processos e rotinas de trabalho mais específicas e detalhadas. E, caso você esteja em transição para o escritório online em razão da situação causada pelo COVID-19, talvez seja bom pensar em processos e protocolos adicionais para manter o escritório e os clientes saudáveis e seguros. Evitar reuniões presenciais a não ser que sejam extremamente necessárias, por exemplo.

Uma vez que você determinou a rotina e processos administrativos, tenha anotado em algum lugar para lembrar sempre que necessário. Converse com o seu time regularmente sobre o que está funcionando e o que pode ser alterado. Esteja sempre aberto para novas sugestões e mudanças sempre que necessário.

5. Planeje para que a experiência virtual do cliente seja a melhor possível

Talvez você não precise se encontrar com seu cliente pessoalmente no escritório virtual, mas isto não significa que você não possa proporcioná-lo com a melhor experiência. É um erro pensar que uma ótima experiência do cliente é proporcioná-lo algo grandioso e inalcancável. Basta atingir as suas expectativas! Proporcione aos seus clientes o que eles querem e precisam para cada situação.

Caso você esteja começando o seu escritório digital pela primeira vez, fale com outros advogados, veja os dados da indústria para ter uma ideia do que os clientes esperam deste tipo de serviço e como você pode proporcioná-los um serviço advocatício profissional virtualmente.

Se, por outro lado, você está migrando do escritório físico para o virtual, temporariamente ou permanentemente, seja transparente com seus clientes, explique a situação, discuta os processos e como se dará os próximos passos e comunicação com o escritório.

Caso haja algum erro no meio do caminho, esteja aberto para adaptar soluções para as necessidades do seu cliente. Por exemplo, talvez seu cliente prefira atualizações por whatsapp do que por e-mail. Fique atento em proporcionar uma ótima experiência ao seu cliente, que seja ao mesmo tempo eficiente para o seu escritório também. Pode ser que tenham erros no meio do caminho. O importante é ajustá-los e estar sempre aberto para novas soluções e adaptação no longo do percurso.

Qualquer escritório de advocacia, seja o tradicional ou virtual, precisa ser promovido pelo marketing. Se você está começando agora o seu escritório digital, precisará de um site que facilite os clientes verem os serviços que você oferece, seu contato, localização, etc. O trabalho de otimização de site para mecanismos de busca (SEO) pode ser essencial para que o seu site seja encontrado na internet, dentre tantos outros escritórios de advocacia. Este artigo pode ajudá-lo:

Ainda assim, no começo é provável que potenciais novos clientes não te encontrem sozinhos, sem a recomendação de um amigo, vizinho, parente que já tenha contratado os seus serviços, ou recomendação de outro advogados. Você também pode promover o seu escritório pessoalmente, em conferências, eventos na sua região e outras situações em que você possa fazer networking.

Caso esteja migrando do escritório tradicional para o digital, comunique claramente as mudanças aos seus clientes, funcionários e parceiros que apareçam regularmente no escritório para deliveries. Sua habilidade de se adaptar ao escritório virtual pode significar captar clientes que não conseguiriam ir até o seu escritório físico, além de aumentar a sua região de atendimento que antes girava em torno do seu bairro, podendo atingir o Brasil inteiro ou até outros países, uma vez que o seu escritório é virtual.

6. Promova o seu escritório de advocacia digital

Qualquer escritório de advocacia, seja o tradicional ou virtual, precisa ser promovido pelo marketing. Se você está começando agora o seu escritório digital, precisará de um site que facilite os clientes verem os serviços que você oferece, seu contato, localização, etc. O trabalho de otimização de site para mecanismos de busca (SEO) pode ser essencial para que o seu site seja encontrado na internet, dentre tantos outros escritórios de advocacia. Este artigo pode ajudá-lo:

Ainda assim, no começo é provável que potenciais novos clientes não te encontrem sozinhos, sem a recomendação de um amigo, vizinho, parente que já tenha contratado os seus serviços, ou recomendação de outro advogados. Você também pode promover o seu escritório pessoalmente, em conferências, eventos na sua região e outras situações em que você possa fazer networking.

Caso esteja migrando do escritório tradicional para o digital, comunique claramente as mudanças aos seus clientes, funcionários e parceiros que apareçam regularmente no escritório para deliveries. Sua habilidade de se adaptar ao escritório virtual pode significar captar clientes que não conseguiriam ir até o seu escritório físico, além de aumentar a sua região de atendimento que antes girava em torno do seu bairro, podendo atingir o Brasil inteiro ou até outros países, uma vez que o seu escritório é virtual.

Construindo o escritório de advocacia virtual

Para se ter um escritório virtual de sucesso, você precisará construir a melhor estrutura, que seja confortável e ajude a aumentar sua produtividade. Há diversos pontos que devem ser analisados, mas fizemos uma lista que pode ajudá-lo a começar.

Escritório e móveis

De onde você trabalhará? Tem espaço suficiente em sua casa para usar de home office? O ideal é ter um ambiente exclusivo para trabalho, onde você possa ter privacidade e luz natural. No entanto, qualquer lugar com uma mesa e lugar confortável para sentar pode ser o seu escritório.

Pode ser que precise dividir o espaço com outras pessoas, o que pode ser feito através de aluguel de espaços de co-working, que é super comum hoje em dia. E ainda possibilita fazer networking e ter contato com várias pessoas de diferentes áreas.

Neste caso, o ideal é que você tente sentar de costas à parede, principalmente porque você lida com muitas informações confidenciais de clientes que podem ser vistas por qualquer um na tela do seu computador, se você não tiver cuidado.

Computador

Seja do computador com monitor ou laptop, tenha certeza que ele seja bom o suficiente para você ter video conferências e possa trabalhar nos seus casos sem interrupções. Também é essencial uma ótima conexão com a internet.

Idealmente, todos do seu time devem ter computadores separados para trabalho e uso pessoal. Isto porque, você não quer que o seu funcionário divida o computador dele com familiares ou outra pessoa da casa. Então, se puder, tenha um computador exclusivo para o escritório e mantenha as informações confidenciais de clientes a salvo.

Impressora

Ofereça formas dos funcionários imprimirem quaisquer documentos que sejam necessários para o dia-a-dia do escritório. Logicamente que você não precisará providenciar uma impressora profissional para cada um de seus funcionários, ainda mais com o judiciário cada vez mais digitalizado.

Talvez compense providenciar impressora para um ou outro funcionário que desempenhem funções que necessitem mais de impressão de documentos. Para os demais funcionários, talvez seja melhor apenas reembolsá-los das despesas com cópias e impressões em locais terceirizados. De qualquer forma, será necessário pensar em uma estrutura ou como será feito a impressão de documentos pelos advogados e funcionários.

Adapte à melhor forma que couber no seu bolso e seja bom para o escritório. Mas quanto menos papel o seu escritório virtual utilizar, melhor para o seu negócio e para o meio ambiente.

Scanner

No escritório virtual é essencial que todo o time consiga compartilhar tudo online. E para isto, será necessário que todos consigam escanear os documentos para os arquivos do escritório. Considere providenciar scanners portáteis para o seu time, para que qualquer um possa escanear os documentos sempre que precisarem.

No entanto, hoje em dia há diversos aplicativos que permitem escanear documentos usando o celular. Então, pode ser que este custo adicional de scanner seja desconsiderado, se algum destes aplicativos atender às suas necessidades e da sua equipe.

Fones de Ouvido

Para garantir que o som de ligações e reuniões virtuais sejam profissionais, tenha um fone de ouvido de boa qualidade.

Demais materiais para escritório

O seu escritório pode ser digital, mas isto não significa que você não utilizará caneta, papel, grampeadores, clips, caderno de anotações...enfim, o céu é o limite. Faça uma lista dos objetos necessários para o você e o seu time, e tenha todos os materiais antes de inaugurar o seu escritório digital.

Checklist de softwares essencias para o escritório virtual

Os softwares e programas que você utiliza serão essenciais para o sucesso do seu negócio digital. Uma vez que você e o seu time não dividirão o escritório, e talvez vocês sequer tenham reuniões presenciais com seus clientes, a performance e segurança dos programas que você utilizará serão fundamentais.

Não tenha pressa ao escolher as opções, e acima de tudo, tenha certeza que o software que você escolher seja seguro e encriptado.

Fizemos uma lista básica para você começar. Dependendo da sua área de atuação, talvez seja melhor considerar soluções alternativas (por exemplo, advogado contencioso pode investir em sistema de gerenciamento de processos e prazos), mas nós recomendamos começar com o básico e incrementar aos poucos. Muitas vezes, você não sabe o que precisa até começar a rodar efetivamente o seu escritório digital.

Software de gestão de escritório em nuvem

O software de gestão será o responsável por armazenar os documentos, manter as informações organizadas, rastrear o tempo e despesas, organizar o calendário e aprovar as contas. É possível atender às suas necessidades de gerenciamento com um grupo de ferramentas individuais para cada função, mas usar uma plataforma unificada economiza tempo e remove grande parte do risco de erro que vem com a entrada de dados duplicados.

Com software de gerenciamento para escritório baseado em nuvem você e seu time podem acessar, compartilhar e colaborar em detalhes importantes do caso de qualquer lugar.

Software de arquivo de documentos em nuvem

Como um escritório de advocacia virtual, é fundamental que você possa acessar documentos importantes do caso de onde quer que esteja trabalhando. Para atender a essa necessidade, recomendamos armazenar documentos na nuvem. Muitas soluções baseadas em nuvem oferecem muita personalização e recursos de pesquisa robustos, tornando mais fácil encontrar o que você precisa rapidamente.

Algumas soluções de armazenamento em nuvem incluem OneDrive, Box, Dropbox e Google Drive.

Software de comunicação interna

Se você irá trabalhar com uma equipe de advogados e funcionários em seu escritório de advocacia virtual, considere investir em ferramentas de comunicação interna dedicadas. Conduzir chamadas em conferência usando serviços de telefone de voz com IP (VOIP) para cada interação é uma maneira de se comunicar, mas pode não ser a mais eficiente.

Aplicativos de bate-papo como o Slack, Whatsapp, Teams oferecem a capacidade de enviar mensagens rápidas e confirmações, e você poderá criar canais separados dentro do aplicativo para diferentes assuntos e áreas, conforme necessário.

Mas atenção! Programas de bate-papo podem distrair mais do que ajudar se não forem configurados corretamente. Portanto, se você optar por usar um aplicativo, certifique-se de configurá-lo de uma forma que ajude a evitar distrações.

Provedor de telefone VoIP

Um serviço de telefone VOIP é algo que definitivamente vale a pena investir para empresas virtuais. Por quê? Advogados e funcionários podem fornecer seus números de telefone pessoais, mas é provável que queiram manter essas informações privadas. E, um serviço VOIP fará parecer que todas as chamadas estão vindo do número de telefone da empresa, garantindo uma aparência profissional e informando aos clientes que a pessoa certa está ligando.

Software de gerenciamento de relacionamento com o cliente baseado em nuvem

Um escritório de advocacia virtual significa que você atenderá seus clientes virtualmente, na grande maioria dos casos. Manter as informações dos novos clientes organizadas é fundamental para garantir que nenhum cliente em potencial caia no esquecimento e nenhum acompanhamento seja perdido.

O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente ajuda com o recebimento, programação de acompanhamento, assinaturas eletrônicas e muito mais para manter todo o processo de recebimento do cliente simplificado e simples. Além do mais, alguns dos softwares conseguem sincronizar facilmente as informações quando um novo cliente se conecta para criar um novo caso - sem necessidade de dupla entrada de dados.

Portal do cliente seguro

Para manter documentos, comunicações sensíveis, faturas e mais seguros e confidenciais, recomendamos o uso de um portal de cliente seguro para compartilhar informações e se comunicar com seus clientes. Para escritórios de advocacia virtuais, isso pode ser especialmente útil: você pode fornecer aos clientes acesso aos seus própios casos para que eles possam verificar as informações por conta própria, economizando seu tempo com atualizações e reuniões virtuais.

Serviços de recepcionista virtual

Se você trabalha sozinho ou em uma pequena empresa, um serviço de recepcionista virtual pode ajudar a garantir que nenhuma ligação para seu escritório de advocacia virtual seja perdida. Se você faz parte de uma equipe maior, este tipo de serviço pode ajudar a direcionar chamadas. De qualquer forma, vale a pena considerar esses tipos de serviços com base no tempo e na distração extra que você e sua equipe podem ter. Existem muitas opções disponíveis no mercado.

Serviços de pagamento online

Para empresas virtuais, aceitar o pagamento online pode ser a melhor opção. Soluções como de pagamento online como o Pag Seguro, Mercado Pago, Cielo, Banco Stone, permitem que os advogados operem em conformidade com as regras de contabilidade confiável e permitem que os clientes paguem contas com rapidez e facilidade por meio de um link seguro.

Qual o custo de um escritório virtual?

Você pode economizar muito mais com o escritório virtual do que com o escritório físico. Esta economia pode chegar até a 80%!

Hoje em dia há diversas empresas de escritório virtual que oferecem serviços de endereço comercial, endereço fiscal, atendimento telefônico personalizado, reendereçamento de correspondência e outros serviços administrativos para empresas. Além de espaços de co-working espalhadas pelo país inteiro, onde é possível trabalhar com pessoas diferentes a cada dia.

A partir de R$29,90 por mês é possível contratar o serviço de escritório virtual, incluindo: Endereço Comercial, Endereço Fiscal de Serviço, Gestão de Correspondência, Sala de Reunião e Secretária Virtual. No entanto, este preço pode variar dependendo da sua localização e das suas necessidades também.

Ética de escritórios de advocacia virtuais

Cada vez mais escritórios de advocacia estão se tornando virtuais, mas existem algumas considerações éticas a serem prestadas especial atenção se você estiver administrando um escritório de advocacia virtual em vez de tradicional.

Primeiro, certifique que o seu escritório está regularmente inscrito na OAB e seguindo as regras impostas pelo órgão de classe. Além disso, vale a pena prestar atenção extra à segurança dos dados e à confidencialidade do cliente como um escritório de advocacia virtual. A maior parte das suas comunicações ocorrerá on-line, e não pessoalmente, por isso é crucial garantir que todos os canais estejam criptografados e seguros. Uma vez que o Whatsapp não será mais criptografado a partir de 2021, outras opções de aplicativos como o Telegram e Signal são essenciais para manter a privacidade entre advogado e cliente, ao mesmo tempo que permite a comunicação rápida pelo chat.

Conclusão

Quer você já use um software baseado em nuvem e esteja pensando em abrir mão de seu espaço físico do escritório, ou se você está pensando em mudar de um modelo mais tradicional pela primeira vez, um escritório de advocacia virtual está ao seu alcance. Siga as práticas recomendadas neste guia para colocar seu escritório virtual em funcionamento e você terá um ótimo começo. Apenas certifique-se de fazer um balanço de como os processos e ferramentas de sua empresa estão funcionando e se preparar para fazer mudanças e melhorias ao longo do caminho. Se parecer difícil demais, não tenha medo de pedir ajuda a um consultor para fazer as mudanças necessárias.

A coordenação em vários escritórios ou entre grandes equipes de advogados e funcionários que trabalham em casa pode ser difícil, mas não é impossível - pode até ser mais fácil do que você pensa. Se muitas empresas já estão fazendo isso, a sua também pode!

Está pronto para começar o seu escritório de advocacia digital? Entre em contato conosco. Temos uma equipe especializada pronto para atendê-lo!

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